Exact Synergy Enterprise

SEPA stappenplan Exact Synergy Enterprise

Hieronder vindt u een handig stappenplan om de overgang op SEPA zo soepel mogelijk te laten verlopen. Wat u dient uit te voeren en hoe u de overgang dient aan te pakken hangt af van uw bedrijf. Begin daarom zo snel mogelijk met het maken van een analyse, de impact is groter dan u denkt.

SEPA staat voor 'Single Euro Payments Area' en is de Europese standaard in het betalingsverkeer welke geldt voor alle landen in de Europese Unie, IJsland, Liechtenstein, Noorwegen en Zwitserland. Om te kunnen werken met SEPA betaalopdrachten en incasso opdrachten dient u uw administratie gereed te maken. In dit document worden de verschillende handelingen die u dient uit te voeren om te kunnen werken met SEPA behandeld.

Begin de overgang op SEPA met een goede voorbereiding. Dat kunt u doen met de informatie op deze pagina's en de gelinkte bronnen. Maak vervolgens een plan de campagne en zorg ervoor dat u op tijd over bent. Hou onder meer rekening met het volgende:

• Controleer wanneer uw software van Exact SEPA-proof is op deze statuspagina.
• Controleer wanneer en hoe uw bank overgaat.
  De Nederlandse banken gaan vanaf 1 oktober 2012 gefaseerd over op de SEPA-standaarden. Meer informatie daarover kunt u vinden op de actiepagina van uw bank. Een directe link naar uw eigen bank vindt u onderaan dit stappenplan. Bovendien heeft het Nationaal Forum voor de SEPA-migratie (NFS) het Nationaal SEPA-migratieplan opgesteld. Dit gedetailleerde plan is een waardevol hulpmiddel voor u of uw projectgroep.
• Laat al uw klanten, relaties en medewerkers op tijd weten wat uw IBAN en BIC is én wanneer u overgaat op de SEPA-standaarden.

Om uw stamgegevens geschikt te maken om te kunnen werken met SEPA betaalopdrachten en SEPA incasso opdrachten dient u de SEPA-gegevens op te geven bij uw eigen bankrekening(en) en de bankrekeningen van uw relaties. Verzamel uw eigen bankrekeningnummer(s) en die van al uw klanten, relaties en medewerkers. Zet deze vervolgens om naar het IBAN (International Bank Account Number) en verzamel meteen de BIC (Bank Identifier Code)*. Dit kunt u makkelijk doen via de IBAN BIC Service. Als u zich op deze site registreert voor de IBAN BIC Multichecker kunt u meerdere nummers in een bestand in één keer converteren. Zo kunt u alles makkelijk in uw bedrijfssoftware aanpassen.

Zoals u wellicht weet heeft u het IBAN-nummer al. U kunt het vinden op uw bankafschriften, via de site van uw bank of via www.ibanbicservice.nl. Voor Nederland bestaat het uit 18 tekens: uw huidige rekeningnummer aangevuld met een landcode, controlegetal, bankcode én 1 of meerdere nullen. Een rekeningnummer van de ABN AMRO zou er als volgt uit komen te zien: NL 69 ABNA 01234 567 89. Na 1 februari 2014 kunt u alleen nog het IBAN gebruiken. Tot die tijd kunt u zowel uw huidige rekeningnummer als het IBAN gebruiken.

* Vooralsnog dient de BIC in combinatie met het IBAN te worden aangeleverd. De BIC is een code van 8 tot 11 tekens. Voor de ABN AMRO is dit: ABNANL2A. Deze voorwaarde verdwijnt in de toekomst binnen SEPA. Ga voor de details naar www.overopiban.nl. 
 
Het handmatig aanvullen van de SEPA-gegevens bij de bankrekeningen

Binnen Exact Synergy Enterprise beschikt u over de velden IBAN en BIC code. Met deze velden heeft u de mogelijkheid om de IBAN en BIC-code informatie van relaties en medewerkers te bewaren via de kaart. De velden IBAN en BIC-code zijn beschikbaar onder de sectie Financieel van de relatiekaart. Standaard worden deze nog niet weergegeven. Om deze weer te geven klikt u op Aanpassen en vervolgens kunt u de velden BIC-code en IBAN selecteren. Nadat u heeft gekozen voor Bewaren zijn de velden zichtbaar op de kaart.

Daarnaast worden de IBAN en BIC-code velden ook weergegeven op de medewerkerskaart. U kunt deze velden tonen door via de monitor van de medewerkerskaart te kiezen voor Bankrekeningen en vervolgens voor de knop Nieuw. Nu zal een scherm verschijnen. Onder de sectie Details vindt u de velden IBAN en BIC-code.

Het aanvullen van de bankrekeningen met de SEPA-gegevens via de IBAN BIC service tool

1. Zorg dat u over product update 249 of hoger beschikt.
2. Download de IBAN BIC service tool via deze link.
3. Dubbelklik op dit bestand om de IBAN BIC service tool te starten.
4. Vul de inloggegevens voor Exact Synergy Enterprise in.
5. Selecteer de optie 'Export' en geef de locatie op waar u het bestand met de Nederlandse bankrekeninggegevens naartoe wilt exporteren.
6. Maak eventueel een selectie op het type bankrekening of een reeks relaties.
7. Klik op 'Start' om de export te starten.
8. Herhaal de stappen voor de andere administraties.
9. U dient de inhoud van het geëxporteerde bestand niet handmatig te wijzigen omdat het dan niet correct aangevuld kan worden.
10. Registreer u bij www.ibanbicservice.nl/ en upload het geëxporteerde bestand. Na het verzenden van uw gegevens ontvangt u een bevestigingsmail van ibanbicservice.nl.
11. Op werkdagen kunt u binnen 24 uur het aangevulde bestand weer downloaden. U ontvangt hiervan een e-mail van ibanbicservice.nl. U logt vervolgens weer in bij www.ibanbicservice.nl/ en klikt op 'downloaden bestanden'. Op de 'Mijn bestanden' pagina kunt u de bestanden downloaden.
12. U dient de inhoud van het ontvangen bestand niet handmatig te wijzigen omdat de import dan niet correct kan worden uitgevoerd.
13. Wanneer u het aangevulde bestand terug ontvangt kunt u het importeren.
14. Download de IBAN BIC service tool via deze link.
15. Dubbelklik op dit bestand om de IBAN BIC service tool te starten.
16. Vul de inloggegevens voor Exact Synergy Enterprise in.
17. Selecteer de optie 'Import' en selecteer het aangevulde bestand. Let erop dat u het juiste bestand voor de juiste database selecteert.
18. Maak eventueel een selectie op het type bankrekening of een reeks relaties.
19. Klik op start om de import te starten.
20. Zodra de import gereed is zijn uw de Nederlandse bankrekeningen van uw relaties aangevuld met de SEPA-gegevens. Alleen de gegevens die in het bestand aanwezig zijn zijn aangevuld.
21. Controleer bij het onderhoud van de bankrekeningen of de gegevens correct zijn.
22. De IBAN BIC service tool is alléén van toepassing op de Nederlandse, Duitse en Oostenrijkse bankrekeningen. Herhaal de stappen voor de Duitse of Oostenrijkse bankrekeningen indien van toepassing. Het bestand met de Duitse en Oostenrijkse bankrekeningen dient u bij andere instanties aan te leveren, meer informatie kunt u vinden in document 25.040.721. Wanneer u tevens beschikt over relaties met andere buitenlandse rekeningen die wel in het SEPA-gebied vallen dient u de SEPA gegevens bij die bankrekeningen zelf aan te vullen.

Let op: Wanneer u zowel met Exact Globe Next als Exact Synergy (Enterprise) werkt dient u de IBAN BIC Service tool voor Exact Globe Next en Exact Synergy (Enterprise) beide uit te voeren. De reden hiervoor is dat bij het aanpassen van de bankrekening de relatie zelf niet wijzigt en daardoor niet wordt uitgewisseld.

Het tonen van het IBAN in de verschillende schermen van Exact Synergy Enterprise

Aan de hand van bovenstaande stappen is het IBAN nu toegevoegd aan bestaande bankrekeningen, zodat bij het uitvoeren van betalingen en incasso’s het IBAN wordt gebruikt. Om het IBAN vervolgens in de verschillende schermen van Exact Synergy Enterprise te kunnen tonen, zoals in bijvoorbeeld in het onderhoud van een relatie, bij het veld 'Bankrekening' in de sectie 'Financieel', dient u de BBANtoIBAN tool uit te voeren, zodat de weergave van het BBAN (Basic Bank Account Number; dit betreft het 'oude' bankrekeningnummer) wordt gewijzigd naar IBAN.

Klik hier voor uitgebreide informatie over de stappen van de BBANtoIBAN tool.
Voor de veelgestelde vragen over de BBANtoIBAN tool kunt u dit document raadplegen.

1. Maak een back-up van de administratie. Het is belangrijk om te weten dat de omzetting niet ongedaan gemaakt kan worden. Daarom adviseren wij u om een volledige back-up te maken van de administratie voordat de volgende stappen worden uitgevoerd.
2. De tool voor Exact Synergy (Enterprise) kunt u starten door eerst het bestand van de tool eerst te downloaden. Vervolgens kunt u de tool opstarten. (De tool voor Exact Globe Next / Exact Compact kunt u downloaden via dit document)
3. Vul alle velden, zoals 'Product', 'User name (domain\userID)', 'Password', 'Server name' en 'Database' in.
4. Klik op 'Login'. Er wordt dan een scherm getoond met aanvullende informatie over de BBANtoIBAN tool.
5. Klik op 'Next' om naar de volgende stap te gaan.
6. Nadat u de aanbevelingen heeft gelezen en een back-up van de administratie heeft aangemaakt, kunt u een vinkje zetten bij 'Yes, I have read the recommendations and created a back up'
7. Klik op 'Next' om verder te gaan.
8. In het volgende scherm kunt u aangeven welke stamgegeven van de bankrekening meegenomen dienen te worden in de omzetting.
9. Klik op 'Next'.
10. In dit 'Bank type selection' scherm ziet u een samenvatting van de bankrekeningen met de bijbehorende bank types. Deze samenvatting is gebaseerd op de criteria die geselecteerd zijn in stap 8. Standaard worden alle bankrekeningtypes geselecteerd voor de omzetting. Het is echter mogelijk om bepaalde banktypes niet mee te nemen in de omzetting. In dit scherm dient ten minste één type geselecteerd te zijn om de omzetting uit te kunnen voeren. Als dit niet is gedaan, zal er een melding naar voren komen. Als er een vinkje gezet wordt bij 'Select all', worden alle types geselecteerd. Indien u alles om wilt zetten, is het advies om alle opties aan te vinken. Op deze manier wordt alles in één keer omgezet.
11. Klik op 'Next' om verder te gaan.
12. Zet een vinkje bij de landcode van de landen waarvoor u de bankrekeningnummers om wilt zetten. Ten minste één land dient geselecteerd te zijn. Indien dat niet het geval is, dan wordt er een melding getoond. Standaard worden alle landen die beschikbaar zijn in de database, geselecteerd voor de omzetting. Indien u alles om wilt zetten, is het advies om alle opties aan te vinken. Op deze manier wordt alles in één keer omgezet.
13. Klik op 'Next' om een uitsplitsing van de geselecteerde bankrekeningnummers per land te zien.
14. De kolom 'New Type' toont het bankrekeningnummer type na de omzetting. Klik op om het voorgestelde banktype te wijzigen. Het is verplicht om een waarde in deze kolom te zetten. Standaard worden de waarden die in de kolom 'New type' zijn geselecteerd, als standaard banrekeningnummer type gedefinieerd voor de omgezette IBAN bankrekeningnummers. Opmerking: De kolom 'Set as default' en 'Delete current' zijn niet van toepassing op zowel Exact Synergy en Exact Synergy Enterprise. Voor deze productlijnen zijn deze kolommen zijn uitgeschakeld.
15. Als u op 'Next' klikt ziet u een scherm met een samenvatting van de bankrekeningen die omgezet gaan worden.
16. Klik in dit scherm op 'Show bankaccounts' om een uitsplitsing te zien van de bankrekeningnummers die omgezet worden. Tevens worden dubbele bankrekeningnummers getoond, indien deze aanwezig zijn in de database. Het aanwezig zijn van dubbele bankrekeningnummers hoeft niet per definitie fout te zijn. Het kan namelijk zo zijn dat twee relaties dezelfde bankrekening hebben. Het incoon toont de dubbele bankrekeningnummers die gevonden zijn in de huidige stamgegevens van de bankrekeningen. Deze lijst kan via de 'Export' knop geëxporteerd worden naar Microsoft Excel. Opmerking: Indien dubbele bankrekeningnummers worden gevonden in de huidge database, zullen de IBAN waarden van deze dubbele bankrekeningnummers vergeleken worden. Als de IBAN waarden gelijk zijn, zullen de bankrekeningnummers samengevoegd worden tot één bankrekeningnummer. Alle relaties die aan deze bankrekeningen gekoppeld zijn zullen bijgewerkt worden met de samengevoegde bankrekening na de omzetting.
17. Klik op 'Start'. U wordt om bevestiging gevraagd om het omzettingsproces uit te voeren. Klik op 'Yes' om door te gaan.
18. Zodra het omzettingsproces af is gerond kunt u op 'OK' klikken. Er wordt dan een samenvatting getoond van de uitgevoerde omzetting. U kunt de details in het log bestand bekijken door op te klikken. Ook kunt u op 'Export' klikken om het log bestand te openen in Microsoft Excel. Standaard wordt het log bestand opgeslagen in de Log-map waar de tool of Exact Software is geïnstalleerd.
19. Klik op 'Restart' om de bankrekeningen van andere databases om te zetten. Wanneer u over meerdere administraties beschikt dient u de BBANtoIBAN namelijk voor iedere administratie uit te voeren. Klik op 'Close' om de BBANtoIBAN tool af te sluiten. Als u hierna uw administratie opent, zult u zien dat, op plaatsen waar voorheen het BBAN bankrekeningnummer werd getoond, nu het IBAN bankrekeningnummer zichtbaar is.

Let op: Wanneer u zowel met Exact Globe Next als Exact Synergy (Enterprise) werkt dient u de BBANtoIBAN tool voor Exact Globe Next en Exact Synergy (Enterprise) beide uit te voeren. De reden hiervoor is dat bij het aanpassen van de bankrekening de relatie zelf niet wijzigt en daardoor niet wordt uitgewisseld.  

Van websites en bedrijfssoftware tot briefpapier en factuurlay-outs: u dient overal uw communicatiemiddelen aan te passen. Doe het volgende:

• Vervang overal uw bankrekeningnummer met uw IBAN en voeg uw BIC toe.
• Vermeld in het geval van incasso het nieuwe incassant-ID. Het incassant-ID kunt u bij uw bank opvragen. Ga voor meer informatie over de nieuwe Europese incasso naar www.betaalvereniging.nl.

Lay-outs aanpassen in Exact Synergy Enterprise
Vervang op de lay-outs in uw Exact Synergy Enterprise omgeving uw bankrekening door het IBAN en de BIC-code. U kunt de lay-outs onder andere onderhouden via [Documenten, Inrichting, Lay-outs, ...] en [Documenten, Word Merge, templates]. Mocht u assistentie nodig hebben bij het aanpassen van de lay-out dan kunt u hiervoor contact opnemen met uw Exact partner of de afdeling consultancy van Exact via 015 – 711 51 00 (optie 4).

Meer informatie

• Startpagina SEPA
• Veelgestelde vragen IBAN BIC Service